Tämä on PropertEase Legal Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 07.09.2024. Viimeisin muutos 07.09.2024.

1. Rekisterinpitäjä

PropertEase Legal Oy
Annika Luhtanen
Y-tunnus: 3457601-6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Annika Luhtanen
puh. +358 40 480 6303
annika.luhtanen@propertease.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Juridisten toimeksiantojen hoitaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisterissä käsitellään potentiaalisten, nykyisten ja entisten asiakkaiden ja yhteyshenkilöiden sekä vastapuolten ja todistajien henkilötietoja. Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen henkilötietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden aikana, esteellisyyksien selvittäminen, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä reklamaatioiden hallinta ja markkinointi. Henkilötietoja käsitellään myös lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi. 

4. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilyttämisaika

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

• Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin ja sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei yritystä velvoittava lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

• Yritys voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, kuten ICT-palveluiden tuottajalle. Tällöin varmistetaan sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas sekä sopimukseen perustuvan reklamaatio- ja vastuuajan. Asiakkuuden päättymisen jälkeen toimeksiantoon liittyviä henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Toimeksiantoja hoidettaessa vastapuolta ja todistajia koskevia henkilötietoja voidaan kerätä myös asiakkailta. Kerättävät tiedot ovat tarpeellisia toimeksiannon hoitamisen tai yrityksen toiminnan (esimerkiksi markkinointi) kannalta eikä niitä kerätä enempää kuin on välttämätöntä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ilman rekisteröidyn suostumusta laissa säädetyissä tapauksissa ulkopuolisille, kuten viranomaisille.

Rekisterinpitäjä käyttää tietojärjestelmien toimittajia, taloushallintoa hoitavia yrityksiä sekä muita tahoja käsittelemään rekisterinpitäjällä olevia henkilötietoja.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).